Thuiswerkvergoeding 2026: onbelast bedrag en correcte registratie
Vanaf 1 januari 2026 mag u als werkgever uw medewerkers een onbelaste thuiswerkvergoeding van € 2,45 per thuiswerkdag geven. Dat is € 0,05 meer dan in 2025. Klein verschil, grote administratieve consequenties: wie thuiswerk- en reisdagen door elkaar registreert, riskeert een loonheffingscorrectie. Hieronder leest u hoe de regeling werkt, wat de valkuilen zijn en hoe u de registratie sluitend op orde brengt.
Geen juridisch advies — raadpleeg een belastingadviseur voor uw specifieke situatie.
Hoe werkt de gerichte vrijstelling voor thuiswerkvergoeding?
De thuiswerkvergoeding valt onder de gerichte vrijstelling in de werkkostenregeling (WKR). Dat heeft een praktisch voordeel: u betaalt het bedrag onbelast uit zonder dat het ten koste gaat van uw vrije ruimte. Voorwaarde is dat u per dag kiest: óf de thuiswerkvergoeding (€ 2,45), óf de reiskostenvergoeding (maximaal € 0,23 per kilometer). Beide vergoedingen op dezelfde dag combineren is niet toegestaan.
Volgens de Belastingdienst verloopt de indexatie van de thuiswerkvergoeding automatisch via het Belastingplan; voor de reiskostenvergoeding geldt dat niet. Daarvoor is een aparte wetswijziging vereist, die voor 2026 niet voorzien is. Controleer de definitieve bedragen na publicatie van het Belastingplan 2026 via belastingdienst.nl.
| Vergoeding | 2025 | 2026 (verwacht) | Indexatie automatisch? |
|---|---|---|---|
| Thuiswerkvergoeding | € 2,40/dag | € 2,45/dag | Ja |
| Reiskostenvergoeding | € 0,23/km | € 0,23/km | Nee |
Let op: het bedrag van € 2,45 is gebaseerd op de indexatiesystematiek uit het Belastingplan 2026. De definitieve vaststelling was bij het schrijven van dit artikel nog niet afgerond. Houd de publicatie van het definitieve belastingplan in de gaten via belastingdienst.nl.
Hybride werken: waarom aparte registratie onmisbaar is
Stel: u hebt een medewerker die maandag en woensdag thuis werkt en dinsdag, donderdag en vrijdag naar kantoor reist. Om de juiste vergoeding per dag toe te passen, moet u exact weten welke dag welk type werkdag was. Een schets op de achterkant van een envelop volstaat niet bij een controle.
U hebt een registratie nodig die:
- thuiswerkdagen en reisdagen afzonderlijk vastlegt, niet als blok per week;
- door de medewerker zelf wordt ingevuld, zodat u als werkgever achteraf kunt verantwoorden;
- exporteerbaar is voor de salarisadministratie of boekhouder.
PrikKlokPlus registreert per dag of een medewerker thuis of op locatie werkte. Zo koppelt u de juiste vergoeding automatisch aan de juiste dag, zonder handmatige sommen in een spreadsheet. Breng vandaag uw declaraties op orde en voorkom fouten bij de volgende salarisrun.
Voor zzp'ers werkt de thuiswerkvergoeding anders: als zelfstandige kunt u de gerichte vrijstelling niet toepassen op uw eigen inkomen. Wel kunt u werkruimtekosten als zakelijke kosten aftrekken, mits uw werkruimte aan de fiscale eisen voldoet. Zie ook ons artikel over onbelaste kilometervergoeding 2026 voor zzp'ers voor de bredere context van zakelijke reiskosten.
Praktische stappen voor werkgevers in 2026
Om de thuiswerkvergoeding correct toe te passen, doorloopt u jaarlijks een vaste routine:
- Controleer het normbedrag per 1 januari. Pas het bedrag in uw salarisadministratie of declaratietool bij zodra het definitieve Belastingplan is gepubliceerd.
- Leg thuiswerkdagen structureel vast. Zorg dat medewerkers dagelijks aangeven of zij thuis of op locatie werken, niet wekelijks achteraf.
- Combineer nooit beide vergoedingen op één dag. Bouw dit als harde regel in uw systeem, zodat het niet van de oplettendheid van de salarisadministrateur afhangt.
- Documenteer de afspraken. Leg in een thuiswerkbeleid of arbeidsovereenkomst vast op welke dagen medewerkers thuis mogen werken en welke vergoeding daarvoor geldt.
- Koppel registratie aan payroll-export. Zo hoeft niemand handmatig over te tikken en sluit uw declaratieadministratie aan op de loonstrook.
Ook relevant als u medewerkers op wisselende locaties inzet: lees onze uitleg over payroll compliance 2026 voor een volledig beeld van uw verplichtingen als werkgever.
Conclusie
De thuiswerkvergoeding stijgt naar verwachting in 2026 naar € 2,45 per dag en valt, mits correct toegepast, volledig buiten de vrije ruimte van de WKR. De crux zit niet in het bedrag zelf, maar in de registratie: alleen wie thuiswerkdagen en reisdagen per dag afzonderlijk bijhoudt, kan de gerichte vrijstelling zonder risico toepassen. Bouw die registratie nu in, zodat u bij de eerste salarisrun van 2026 geen correcties hoeft door te voeren.
Geen juridisch advies — raadpleeg een belastingadviseur voor uw specifieke situatie.
Veelgestelde vragen
Mag ik als werkgever ook een hogere thuiswerkvergoeding betalen dan € 2,45? Ja, maar het deel boven het normbedrag is belast loon of gaat ten koste van uw vrije ruimte in de WKR. Alleen het normbedrag valt onder de gerichte vrijstelling.
Wat als een medewerker op een thuiswerkdag toch even naar kantoor rijdt? De Belastingdienst stelt dat de dag wordt geclassificeerd op basis van waar de medewerker hoofdzakelijk werkt. Rijdt iemand kort naar kantoor voor een vergadering maar werkt de rest van de dag thuis, dan kunt u in principe de thuiswerkvergoeding toepassen. Leg de afspraken hierover schriftelijk vast om discussie te voorkomen.
Geldt de thuiswerkvergoeding ook voor oproepkrachten en flexwerkers? Ja, de gerichte vrijstelling geldt voor alle werknemers met een dienstverband, inclusief oproepkrachten. U moet de thuiswerkdagen wel per dag registreren. Meer over de rechten van flexwerkers leest u in ons artikel over de Wet meer zekerheid flexwerkers.
Hoe zit het met de thuiswerkvergoeding voor zzp'ers die personeel inhuren? Als u als zzp'er of kleine werkgever personeel inhuurt, gelden dezelfde regels als voor een reguliere werkgever. De vergoeding aan uw medewerkers of ingeleend personeel met een dienstverband valt onder de gerichte vrijstelling. Voor uw eigen uren als zelfstandige geldt een andere fiscale behandeling.
Aan de slag met slimme declaratieregistratie
Registreer thuiswerkdagen en declaraties in één overzicht, gratis en vrijblijvend.