Helpcentrum: hulp bij urenregistratie en facturering

PrikKlokPlus werkt met een vooruitbetaald tegoed. Ga naar Facturatie en kies een op te waarderen bedrag (€25, €50, €100, €250, €500, €1.000 of €1.500). U wordt doorgestuurd naar Mollie om te betalen — de beschikbare betaalmethoden (iDEAL, kaart, Bancontact, etc.) hangen af van wat op ons Mollie-account is ingesteld.

Zodra de betaling is bevestigd, wordt het bedrag toegevoegd aan uw tegoed en automatisch toegepast op uw oudste openstaande facturen.

Als een PrikKlokPlus-factuur 20 dagen na de vervaldatum nog niet betaald is, wordt uw account tijdelijk gepauzeerd. Is deze 30 dagen daarna nog steeds niet betaald (in totaal 50 dagen na de vervaldatum), dan wordt het account geannuleerd.

U kunt op elk moment uw tegoed opwaarderen om het openstaande bedrag te voldoen en uw account te heractiveren — hiervoor hoeft u geen contact op te nemen met support.

Ga naar CRM → Facturen en klik op Nieuwe factuur. Selecteer de relatie, voeg regelitems toe (omschrijving, aantal, prijs, btw-tarief) en sla op. De factuur start als concept en is nog niet zichtbaar voor de klant.

Klik op Versturen om de factuur als PDF per e-mail naar de klant te sturen.

PrikKlokPlus verwerkt klantbetalingen niet online. Elke verstuurde factuur-PDF bevat een scanbare betaal-QR-code (een EPC/GiroCode) met uw IBAN, het te betalen bedrag en het factuurnummer als betaalkenmerk. Uw klant scant deze in de eigen bankieren-app en bevestigt een gewone SEPA-overboeking.

De QR-code verschijnt alleen als u een IBAN heeft ingesteld bij Instellingen → Bedrijf. Zodra het geld op uw rekening staat, markeert u (of een manager) de factuur handmatig als betaald — PrikKlokPlus kan de overboeking niet automatisch herkennen.

Ga naar CRM → Terugkerende facturen en klik op Nieuwe terugkerende factuur. Kies de relatie, regelitems, een interval (elke 2 weken, maandelijks, elke 3 maanden, elke 6 maanden of jaarlijks) en een startdatum.

Elke nieuwe factuur wordt aangemaakt als concept. Heeft u automatisch versturen ingeschakeld op de sjabloon, dan wordt deze direct naar de klant verstuurd; anders staat de factuur klaar in uw facturenlijst voor handmatige controle en verzending. U kunt een terugkerende factuur op elk moment pauzeren of stopzetten.

Ga naar CRM → Offertes en klik op Nieuwe offerte. Voeg regelitems toe met een btw-tarief en klik op Versturen om de offerte als PDF per e-mail naar de klant te sturen.

De klant kan ook online reageren: de per e-mail verstuurde offerte bevat een privélink waarmee de klant in de browser accepteert of afwijst — een akkoord wordt vastgelegd met naam, tijdstip en IP-adres als bewijs. Met de add-on E-handtekening kan de klant daarnaast een handtekening zetten die op de offerte wordt opgeslagen.

Zodra de klant akkoord gaat, opent u de offerte en zet u deze met één klik om naar een factuur — de regelitems worden overgenomen, zodat u ze niet opnieuw hoeft in te voeren.

Als manager vindt u uw bedrijfsgegevens onder Instellingen → Bedrijf: bedrijfsnaam, adres, btw-nummer, KVK-nummer, factuur-e-mailadres en telefoonnummer.

Twee instellingen hebben hier direct invloed op andere functies: de IBAN wordt gebruikt om de betaal-QR-code op uw klantfacturen te genereren, en de geldigheid van uitnodigingslinks (1, 3, 7 of 14 dagen, standaard 7) bepaalt hoe lang een teamuitnodiging geldig blijft.

Met de add-on Accountant ingeschakeld krijgen managers een Boekhouding-pagina. Kies een periode (standaard een kwartaal) voor een btw-overzicht: af te dragen btw per tarief, btw-verlegd en KOR, plus een geschatte voorbelasting uit goedgekeurde onkosten en het netto af te dragen bedrag.

Van daaruit downloadt u een verkoopjournaal-CSV, een kosten- en kilometer-CSV, een btw-overzicht-PDF en een UBL/NLCIUS e-factuur-XML per verstuurde factuur. Met één knop e-mailt u het hele pakket direct naar het boekhouder-adres dat u instelt onder Instellingen → Boekhouding, zodat uw accountant alles voor de periode in één bericht ontvangt.

Ga naar Mijn uren in het menu en klik op Uren toevoegen. Vul de datum, het project, het aantal uren en een omschrijving in.

U kunt uren invoeren in stappen van 0,25 uur (15 minuten). Ingediende uren staan op open totdat een manager ze goedkeurt.

Als manager vindt u alle ingediende uren onder Beheer → Alle uren. Gebruik de statuskolom om uren goed te keuren of af te wijzen.

Goedgekeurde uren worden factureerbaar via CRM → Facturen. Afgekeurde uren gaan terug naar de medewerker.

De pagina Beheer → Aanwezigheid is een op datum gegroepeerd overzicht, geen live weergave van wie op dit moment ingeklokt is: voor een gekozen periode toont het per medewerker de starttijd, stoptijd, pauzeminuten, netto uren en project.

Gebruik de CSV-exportknop om een salarisadministratie-vriendelijk bestand van de gekozen periode te downloaden.

Liever tijd bijhouden terwijl u werkt? Gebruik de ingebouwde timers in plaats van uren handmatig in te typen. Start een timer, geef deze een label (bijvoorbeeld de taak waar u mee bezig bent) en pauzeer of hervat hem wanneer nodig — u kunt meerdere timers naast elkaar laten lopen en er gedurende de dag tussen wisselen.

Bent u klaar, dan wordt de bijgehouden tijd een gewone urenregistratie: kies het project en de datum, pas eventueel de omschrijving aan en dien de uren in ter goedkeuring, net als andere uren.

PrikKlokPlus werkt als installeerbare app (PWA). Open de site op uw telefoon of desktop en kies Installeren (of voeg de site toe aan uw beginscherm) voor een app-icoon en een schermvullende weergave — zonder app store.

Tijd registreren blijft werken zonder verbinding: u kunt offline uren invoeren die op uw apparaat in de wachtrij komen. Een statusindicator toont elke registratie als in wachtrij, bezig met synchroniseren, gesynchroniseerd of mislukt, en uren in de wachtrij worden automatisch verstuurd zodra u weer online bent — zo gaat uw werk nooit verloren op een plek zonder bereik.

Onder Rapportages kunt u geregistreerde uren uitsplitsen per medewerker, project en periode, en het resultaat downloaden als CSV of PDF om te delen met een klant of uw boekhouder. De weekstaat toont een hele week in één oogopslag en laat u een vorige week dupliceren, zodat u terugkerende uren niet opnieuw invoert.

Managers hebben een bredere rapportageweergave over het hele team, inclusief een salarisadministratie-vriendelijke export van uren voor een gekozen periode.

Ga als manager naar Projecten en klik op Nieuw project. Geef het project een naam, omschrijving, start- en einddatum en koppel het optioneel aan een CRM-relatie.

Na aanmaken kunt u leden toevoegen en taken aanmaken. Alleen projectleden kunnen uren op het project registreren.

Open een project en ga naar het tabblad Leden. Klik op Lid toevoegen en selecteer een teamlid. U kunt per lid een uurtarief instellen voor facturatie.

Leden kunnen actief of inactief worden gezet. Inactieve leden kunnen geen uren meer registreren op het project, maar hun historische uren blijven zichtbaar in rapporten.

Taken vindt u per project onder het tabblad Taken. Maak nieuwe taken aan met een titel, omschrijving, status en deadline. U kunt taken toewijzen aan projectleden.

Taken worden weergegeven op het Kanban-bord. Sleep een taak naar een andere kolom om de status bij te werken.

Ga naar een project en open het tabblad Sprints. Klik op Sprint aanmaken en geef de sprint een naam, startdatum en einddatum.

Sleep taken vanuit de backlog naar de sprint. Elke taak heeft een storypoint-waarde die na afloop van de sprint terugkomt in het snelheidsrapport (velocity report).

De Gantt-planning toont alle taken van een project op een tijdlijn. U ziet in één oogopslag welke taken lopen, overlappen of vertraagd zijn. De Gantt-weergave is direct gekoppeld aan de taakstatussen op het Scrum-bord.

Als manager gaat u naar Beheer → Team en klikt u op Uitnodigen. Vul het e-mailadres van de medewerker in; deze ontvangt een e-mail met een activatielink.

De link blijft geldig voor het aantal dagen dat is ingesteld bij Instellingen → Bedrijf (1, 3, 7 of 14 dagen, standaard 7). Uitgenodigde gebruikers starten altijd met de rol medewerker — een manager kan de rol achteraf aanpassen via de teampagina.

PrikKlokPlus kent drie rollen: Medewerker — kan eigen uren registreren en inzien. Manager — beheert het team, projecten, CRM en facturatie. Admin — systeembeheerder, toegang tot alle tenants (alleen voor PrikKlokPlus-medewerkers).

Een manager kan de rol van een teamlid wijzigen via Beheer → Team → bewerk gebruiker.

Bent u de laatst overgebleven manager, dan kunt u het volledige bedrijfsaccount deactiveren via Beheer → Team. Dit is geblokkeerd zolang er openstaande facturen zijn — voldoe deze eerst.

Deactivering start een respijtperiode van 60 dagen waarin het account en de gegevens intact blijven. Na 60 dagen wordt de tenant definitief verwijderd; facturen blijven bewaard om te voldoen aan de fiscale bewaarplicht van 7 jaar.

Beheer → Teamrooster toont een weekrooster van uw team. Per medewerker ziet u de geplande werkuren (uit het werkrooster), de capaciteit voor die week en eventueel goedgekeurd of aangevraagd verlof als chips op de betreffende dagen — zo ziet u wie beschikbaar is voordat u werk toewijst.

Het wekelijkse werkpatroon van elke medewerker stelt u in via Instellingen → Werkrooster, en het resterende verlofsaldo voor het jaar wordt naast het rooster getoond. Feestdagen verschijnen automatisch.

Klik op de inlogpagina op Wachtwoord vergeten? en vul uw e-mailadres in. U ontvangt een e-mail met een resetlink, geldig voor 60 minuten.

Bent u ingelogd, dan kunt u uw wachtwoord wijzigen via Profiel → Beveiliging → Wachtwoord wijzigen.

Schakel extra beveiliging in via Profiel → Beveiliging. U kunt een authenticator-app instellen (Google Authenticator, Authy, etc. — TOTP) en/of een of meer passkeys registreren (Face ID, Windows Hello, een beveiligingssleutel) voor inloggen zonder wachtwoord.

Bij het inschakelen van authenticator-app-2FA ontvangt u 8 eenmalig bruikbare herstelcodes — bewaar deze op een veilige plek, hiermee kunt u inloggen als u uw apparaat kwijtraakt. Er is momenteel geen instelling waarmee een manager 2FA verplicht kan stellen voor het hele team; elke gebruiker schakelt dit zelf in.

Klik op de taalvlag onderaan de zijbalk om te schakelen tussen Nederlands en Engels. De voorkeur wordt opgeslagen in uw profiel en geldt op alle apparaten.

De taalinstelling is persoonlijk — andere gebruikers in uw team behouden hun eigen voorkeur.

Ga naar Profiel → Notificaties om in te stellen welke e-mailmeldingen u wilt ontvangen, zoals urengoedkeuringen, factuurherinneringen, projectuitnodigingen en wekelijkse samenvattingen.

Beveiligingsmeldingen (nieuwe inlog, wachtwoordwijziging) kunnen niet worden uitgeschakeld.

Ga naar Profiel → Privacy en klik op Gegevens exporteren. Uw export wordt op de achtergrond aangemaakt; zodra deze klaar is ontvangt u een e-mail met een downloadlink naar een ZIP-bestand.

De export bevat uw profielgegevens, urenregistraties en activiteitenlog.

Ga naar Profiel → Privacy → Account verwijderen. Uw account krijgt een respijtperiode van 30 dagen en wordt daarna geanonimiseerd: uw urenregistraties worden gewist, uw activiteitenlog wordt ontdaan van uw identiteit, actieve sessies worden uitgelogd en uw profiel wordt hernoemd tot een generieke "Verwijderde gebruiker".

Bent u de enige manager van uw bedrijf, dan dient u eerst een andere manager aan te wijzen of het bedrijfsaccount te deactiveren, aangezien een bedrijf niet zonder manager kan blijven.

Uw cookievoorkeuren kunt u op elk moment aanpassen via de cookiebanner onderaan de pagina, of via Profiel → Privacy → Cookievoorkeuren.

PrikKlokPlus gebruikt alleen functionele en analytische cookies — geen marketingcookies of tracking door derden. Lees ons cookiebeleid voor een volledig overzicht.

Ja. PrikKlokPlus verwerkt persoonsgegevens conform de AVG. Gegevens worden opgeslagen op servers binnen de EU. U kunt uw gegevens te allen tijde exporteren of laten verwijderen via uw profielpagina, en er is een verwerkersovereenkomst (DPA) beschikbaar voor uw bedrijf.

Vault is de gedeelde bestandsopslag van PrikKlokPlus. Maak geneste mappen aan om bestanden te ordenen en sleep bestanden naar binnen om te uploaden — elk bestand mag maximaal 100 MB zijn.

Uw tenant heeft een totale opslaglimiet; is deze bereikt, dan worden nieuwe uploads geblokkeerd totdat bestanden worden verwijderd of uw limiet wordt verhoogd.

Rechten in Vault worden per map ingesteld, via Rechten op die map. U kunt een specifieke gebruiker of een hele rol onafhankelijk van elkaar de mogelijkheid geven om te bekijken, te uploaden en/of te verwijderen.

Submappen erven toegang, tenzij u er specifiekere rechten op instelt.

De Wiki laat uw team processen en kennis vastleggen in mappen met pagina's. Pagina's ondersteunen labels en bijlagen, en u kunt zoeken door alle pagina's.

Klik op Volgen bij een pagina om een melding te krijgen zodra deze wordt bijgewerkt.

Telkens wanneer een wiki-pagina wordt bewerkt, wordt de vorige versie opgeslagen als revisie — er wordt nooit iets overschreven of verloren, en u kunt de volledige geschiedenis bekijken via het tabblad Revisies van een pagina. Het terugzetten van een oudere versie maakt een nieuwe revisie aan in plaats van iets te verwijderen.

Rechten kunnen per pagina (bekijken, bewerken, verwijderen) en per map worden ingesteld, voor een specifieke gebruiker of een hele rol.

Dien een verlofaanvraag in vanaf uw dashboard met een type (vakantie, ziekte, feestdag, training of overig) en een duur (hele dag, halve dag ochtend/middag, of een aangepaste periode). De aanvraag start als in behandeling.

Een manager keurt deze goed of af via Beheer → Verlof. Vakantie-uren worden bijgehouden op uw verlofsaldo, dat bestaat uit uw wettelijke opbouw plus eventuele extra toegekende uren; niet-gebruikt saldo wordt overgedragen met een maximum en vervalt op 1 juli van het volgende jaar, conform de Nederlandse wettelijke regels.

Dien een onkostendeclaratie in met een categorie (reiskosten, verblijf, materialen of overig). Voor reiskosten voert u het aantal kilometers in; het bedrag wordt automatisch berekend met het tarief van uw bedrijf (standaard €0,25/km, aanpasbaar via Instellingen → Bedrijf). Voeg een bon toe (PDF, JPG, PNG of WEBP, max 10 MB).

U kunt een declaratie bewerken zolang deze open staat. Een manager keurt deze goed of af via Beheer → Onkosten en kan goedgekeurde declaraties exporteren naar CSV.

Extra functies zijn beschikbaar als add-ons onder Instellingen → Add-ons. Een manager kan een add-on direct in- of uitschakelen — hier is geen goedkeuring voor nodig. De maandelijkse kosten worden toegevoegd aan uw reguliere PrikKlokPlus-facturatie.

Het uitschakelen van een add-on start een respijtperiode van 30 dagen voordat de bijbehorende gegevens worden verwijderd, zodat u deze veilig weer kunt inschakelen als u van gedachten verandert.

Nieuwe managers krijgen op het dashboard een startchecklist, afgestemd op hoe u werkt. Bij de eerste keer inloggen kiest u een profiel (zelfstandig/ZZP, team-urenregistratie, projecten & uren, of projecten & facturatie) en toont de checklist alleen de stappen die daarbij passen — een zelfstandige wordt dus nooit gevraagd een team uit te nodigen, en een team dat alleen uren registreert nooit om een factuur aan te maken.

Het begint altijd met het invullen van uw bedrijfsgegevens (naam, adres, btw/KVK, IBAN) en leidt u daarna langs de mijlpalen die bij uw profiel horen — zoals een klant of project toevoegen, uw eerste uur registreren en een eerste factuur of rapport maken. Stappen worden automatisch afgevinkt terwijl u de app gebruikt, en u kunt de checklist sluiten en later hervatten vanaf het dashboard.

Staat uw vraag er niet bij? Stuur een e-mail naar hello@prikklokplus.nl. Wij reageren op werkdagen binnen één werkdag.

Voor urgente problemen (account geblokkeerd, betaalstoringen) kunt u in de onderwerpregel [URGENT] vermelden voor snellere afhandeling.