Kilometervergoeding & urenregistratie 2026: zo verwerkt u € 0,25/km correct
Geen juridisch advies — raadpleeg een belastingadviseur voor uw specifieke situatie.
Per 1 januari 2026 geldt volgens de Belastingdienst een hogere onbelaste kilometervergoeding: € 0,25 per kilometer in plaats van € 0,23. Voor zzp'ers en mkb-ondernemers met veel rijbewegingen telt dat snel op. Bovendien brengt de terugwerkende kracht van de maatregel een verwerkingsvraagstuk mee dat u niet mag onderschatten.
Wat verandert er bij de kilometervergoeding in 2026?
Het kabinet heeft de onbelaste kilometervergoeding verhoogd om de koopkracht van werknemers te ondersteunen. De nieuwe norm is € 0,25 per kilometer. De maatregel is formeel ingevoerd per 1 juli 2026, maar werkt terug tot 1 januari 2026.
Dat terugwerkende karakter heeft directe gevolgen:
- Werkgevers die in het eerste halfjaar nog € 0,23 uitkeerden, mogen het verschil (€ 0,02 per km) met terugwerkende kracht belastingvrij nabetalen.
- Zzp'ers die ritten over januari tot en met juni 2026 al hebben geboekt, mogen die herberekenen op € 0,25.
- Loonaangiften die al zijn ingediend, moeten mogelijk worden gecorrigeerd.
De Belastingdienst publiceerde een aparte nieuwspagina met uitleg over hoe u dit verwerkt in de loonaangifte. Raadpleeg die pagina voordat u corrigeert, want de volgorde van verwerking is van belang.
| Situatie | Tarief tot 1-1-2026 | Tarief vanaf 1-1-2026 |
|---|---|---|
| Onbelaste werkgeversvergoeding | € 0,23/km | € 0,25/km |
| Zzp zakelijke aftrekpost | € 0,23/km | € 0,25/km |
| Verschil per 100 km | + € 2,00 | |
| Verschil per 10.000 km | + € 200,00 |
Stel: u werkt als IT-consultant en rijdt 15.000 zakelijke kilometers per jaar. Op jaarbasis levert het nieuwe tarief u € 300 extra onbelaste vergoeding of aftrek op, mits u uw ritten sluitend kunt aantonen.
Wat stelt de Belastingdienst over uw rittenregistratie?
De Belastingdienst stelt dat een sluitende rittenregistratie vereist is voor zakelijk gebruik van een privévoertuig. Zonder die registratie riskeert u dat de Belastingdienst het zakelijke gebruik niet erkent en de vergoeding alsnog als loon of belast inkomen aanmerkt.
Volgens de Belastingdienst bevat een correcte rittenregistratie minimaal:
- Datum van de rit
- Begin- en eindstand van de kilometerteller
- Vertrekpunt en bestemming
- Doel van de rit (zakelijk of privé)
- Naam van de bezoekende relatie of locatie
Dit is geen eenmalige klus. U bouwt de registratie rit voor rit op, het liefst op het moment van de rit zelf. Achteraf reconstrueren is foutgevoelig en wordt door de Belastingdienst kritisch beoordeeld.
Voor uw urenregistratie en declaratiebeheer geldt hetzelfde principe: lees ook hoe u als zzp'er correcte urenregistratie combineert met facturatie voor een waterdichte administratie.
Drie manieren om ritten te registreren
Er zijn drie gangbare werkwijzen, elk met eigen voor- en nadelen.
1. Spreadsheet of Excel Handmatig bijhouden in een rekenblad. Geschikt als u weinig rijdt, zeg minder dan 50 ritten per jaar. Het kost weinig geld, maar wel tijd. De kans op vergissingen is groter en de export naar uw boekhouding is handwerk.
2. GPS-apps (zoals Driversnote of MileIQ) Deze apps detecteren automatisch wanneer u vertrekt en aankomt, registreren de route en berekenen de kilometers. U classificeert de rit achteraf als zakelijk of privé. De exportfunctie levert een rapport op dat u kunt toetsen aan de richtlijnen van de Belastingdienst. Handig voor wie regelmatig rijdt.
3. Geïntegreerde bedrijfssoftware Als u al werkt met software voor urenregistratie, projectbeheer en declaraties, is het logisch om kilometerregistratie daarin onder te brengen. Zo staan uw gereden kilometers, gewerkte uren en klantgegevens in één systeem en kunt u declaraties direct koppelen aan een project of relatie.
Met PrikKlokPlus registreert u uren, declaraties en projectkosten in één omgeving. Breng vandaag uw declaratieadministratie op orde en voorkom dat ritten en uren verspreid over losse tools blijven staan.
Terugwerkende kracht: zo pakt u de herberekening aan
De terugwerkende kracht tot 1 januari 2026 betekent dat u actie moet ondernemen als u in het eerste halfjaar nog het oude tarief hanteerde.
Voor werkgevers (mkb):
- Trek uit uw rittenadministratie het totaal aantal zakelijke kilometers over januari tot en met juni 2026.
- Bereken het verschil: (totaal km) × € 0,02.
- Betaal dit bedrag belastingvrij na en verwerk het in de eerstvolgende loonaangifte.
- Controleer of uw salarissoftware al is bijgewerkt met het nieuwe tarief voor het tweede halfjaar.
Voor zzp'ers:
- Haal uw rittenregistratie over het eerste halfjaar erbij.
- Herbereken de zakelijke kilometers op € 0,25.
- Verwerk het gecorrigeerde bedrag in uw boekhouding en geef het op in uw aangifte inkomstenbelasting.
Hebt u medewerkers die declaraties indienen? Lees dan ook hoe u automatisch factureert op basis van gewerkte uren. Dezelfde logica geldt voor kilometerkosten die u doorberekent aan klanten.
Voor een volledig overzicht van uw verplichtingen rondom de onbelaste kilometervergoeding als zzp'er in 2026 vindt u een uitgebreide toelichting in onze kennisbank.
Wat dit betekent voor uw administratie
De verhoging naar € 0,25 per kilometer is gunstig nieuws, maar vraagt om actie. De terugwerkende kracht tot 1 januari 2026 betekent dat u oude ritten mogelijk opnieuw moet berekenen en loonaangiften of uw boekhouding moet corrigeren. Zorg dat uw rittenregistratie sluitend is: de Belastingdienst stelt dit als voorwaarde. Een geïntegreerde tool waarin urenregistratie, declaraties en projectkosten samenkomen, maakt dat stukken eenvoudiger.
Geen juridisch advies — raadpleeg een belastingadviseur voor uw specifieke situatie.
Veelgestelde vragen
Geldt de € 0,25 per kilometer ook voor de fiets? Volgens de Belastingdienst geldt de onbelaste kilometervergoeding van € 0,25 voor alle vervoersmiddelen: auto, fiets, motor en openbaar vervoer (als u op basis van werkelijke kilometers vergoedt). Er bestaat ook een aparte fiscale regeling voor de fiets van de zaak, maar die werkt anders.
Moet ik als zzp'er een rittenregistratie bijhouden als ik geen auto van de zaak heb? De Belastingdienst stelt dat ook bij zakelijk gebruik van een privéauto een sluitende rittenregistratie vereist is om de zakelijke kilometers als aftrekpost te kunnen opvoeren. Zonder registratie erkent de Belastingdienst de aftrek niet.
Kan ik meer dan € 0,25 per kilometer vergoeden of aftrekken? Werkgevers mogen meer uitkeren, maar het meerdere boven € 0,25 is volgens de Belastingdienst belast loon. Voor zzp'ers geldt € 0,25 als maximale onbelaste aftrekpost per zakelijke kilometer bij gebruik van een privévoertuig.
Mijn loonaangifte over het eerste halfjaar is al ingediend. Moet ik die corrigeren? Dat hangt af van hoe u de vergoeding hebt verwerkt. De Belastingdienst heeft hierover een aparte toelichting gepubliceerd. Raadpleeg die pagina of bespreek het met uw accountant voordat u een correctie indient.
Hoe koppel ik kilometerregistratie aan een project in mijn administratie? In PrikKlokPlus registreert u declaraties, waaronder kilometers, direct op een project of klant. Zo ziet u per opdracht precies welke kosten zijn gemaakt en kunt u die één op één doorbelasten in uw factuur.
Aan de slag
Registreer uren, ritten en declaraties in één overzicht. Probeer PrikKlokPlus gratis en houd uw zakelijke kilometers vanaf vandaag sluitend bij.