AI Act urenregistratie en software: wat verandert er voor u?
Per 2 augustus 2026 zijn de transparantie-eisen uit de Europese AI-verordening (AI Act) van kracht. Als zzp'er of mkb-ondernemer die werkt met AI-gestuurde software (denk aan urenregistratie, CRM of facturatie) valt u voortaan als gebruiker onder deze regelgeving. Wat verandert er concreet, wat moet u weten over de overgangstermijn, en hoe blijft u aan de goede kant van de wet?
Wat zegt de AI Act over transparantie?
Volgens de AI Act zijn zowel aanbieders als gebruikers van AI-systemen gehouden aan transparantie over het gebruik van AI. Concreet: eindgebruikers moeten duidelijk kunnen zien wanneer zij met AI te maken hebben. Die verplichting is per 2 augustus 2026 wettelijk afdwingbaar.
De Autoriteit Persoonsgegevens adviseert organisaties om de praktijkcode met transparantieverplichtingen voor AI te ondertekenen als nalevingsinstrument. De AP is ook de toezichthouder die naleving beoordeelt.
De volledige tekst van de AI-verordening is raadpleegbaar via EUR-Lex.
Voor bestaande AI-systemen die vóór 2 augustus 2026 al op de markt waren, geldt een overgangsperiode. Aanbieders van die systemen hebben tot 2 december 2026 de tijd om aan de markeringsplicht te voldoen. Gebruikt u software die al voor die datum beschikbaar was, dan loopt uw leverancier nog niet direct achter, maar de klok tikt.
Wat betekent dit voor u als gebruiker van AI-software?
Stel: u werkt als zelfstandig adviseur en gebruikt een alles-in-één platform voor urenregistratie, offertes en facturatie. De software suggereert automatisch tarieven op basis van eerder ingevoerde projectdata, of vult uw urenstaat deels aan via een AI-module. Vanaf 2 augustus 2026 dient uw softwareleverancier u daar expliciet op te wijzen, en dient u als gebruiker te begrijpen dat AI een rol speelt.
Dat klinkt abstract, maar de praktische gevolgen zijn concreet:
| Situatie | Uw rol | Verplichting |
|---|---|---|
| Software met AI-suggesties voor urenverdeling | Gebruiker | Leverancier moet AI-gebruik kenbaar maken |
| Zelf AI-tool inzetten richting klanten | Aanbieder/gebruiker | U bent mede verantwoordelijk voor transparantie |
| AI-gegenereerde offerteteksten sturen | Gebruiker | Afhankelijk van context meldingsplicht |
| Geautomatiseerde planning via AI-bord | Gebruiker | Leverancier moet AI-karakter aangeven |
U hoeft zelf geen AI-specialist te worden, maar u mag niet wegkijken. Controleer bij uw softwareleveranciers of zij de AI-functionaliteiten duidelijk markeren, en stel die vraag ook als u nieuwe tools overweegt.
Meer achtergrond over hoe AI-tools en privacy samenkomen leest u in ons kennisbankartikel AI tools projectbeheer privacy: wat u moet weten.
AI Act urenregistratie: let op deze functionaliteiten
Voor wie werkt met digitale urenregistratie zijn een paar specifieke toepassingen het meest relevant.
Sommige platforms leren van uw registratiepatroon en stellen automatisch projectcodes of tijdsduur voor. Dat is AI. Uw leverancier moet dat voortaan zichtbaar maken in de interface.
Software die op basis van geregistreerde uren automatisch factuurregels aanmaakt of tarieven aanpast, valt eveneens onder de transparantieverplichting. Lees hoe automatisch factureren op basis van gewerkte uren bij PrikKlokPlus werkt, en hoe wij die functionaliteit inzichtelijk houden.
Gantt-charts of Scrum-borden die taken automatisch herschikken op basis van capaciteit of historische data zijn AI-toepassingen zodra ze zelfstandig beslissingen nemen.
Bekijk de functies van PrikKlokPlus en ontdek hoe wij transparant zijn over AI-gebruik.
Wat kunt u nu al doen?
U hoeft niet te wachten tot de handhaving strenger wordt. Een paar stappen die u vandaag kunt zetten:
- Inventariseer uw softwaretools: welke gebruiken AI-functionaliteiten, ook als dat niet expliciet in de naam staat?
- Stel uw leveranciers een directe vraag: zijn hun AI-functies al gemarkeerd conform de AI Act? Zo niet, wanneer dan?
- Controleer uw eigen werkwijze: stuurt u AI-gegenereerde content (offertes, rapporten, analyses) naar klanten zonder dit te vermelden? Dan kan ook u als gebruiker onder de transparantieplicht vallen.
- Houd 2 december 2026 in de gaten: dat is de uiterste datum voor bestaande systemen om compliant te zijn.
Als werkgever of ondernemer heeft u ook te maken met AVG-verplichtingen rondom geautomatiseerde verwerking. Lees daar meer over in ons artikel AVG & urenregistratie: grondslag, locatiedata, bewaartermijn.
Conclusie
De AI Act raakt zzp'ers en mkb-ondernemers die dagelijks werken met slimme software voor urenregistratie, CRM of facturatie direct als gebruiker. Uw leverancier is primair verantwoordelijk voor transparante AI-markering, maar u bent verantwoordelijk voor de keuze van uw tools en het gebruik richting uw klanten. De deadline van 2 december 2026 voor bestaande systemen nadert snel, dus onderneem nu actie.
Veelgestelde vragen
Valt mijn boekhoudpakket ook onder de AI Act als het AI-suggesties geeft? Zodra software zelfstandig beslissingen neemt of suggesties doet op basis van gegevensanalyse, zoals automatische categorisering van kosten of tariefadviezen, valt dat onder de definitie van een AI-systeem in de AI Act. Uw leverancier dient dat kenbaar te maken.
Wat moet ik doen als mijn softwareleverancier de AI-functies niet markeert voor 2 december 2026? Stel de vraag schriftelijk en vraag om een tijdlijn voor compliance. Reageert uw leverancier niet of onvoldoende, dan kunt u dat melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Overweeg ook of een overstap naar een transparantere oplossing wenselijk is.
Ben ik als zzp'er zelf aansprakelijk als ik AI-gegenereerde offertes stuur zonder dat te vermelden? Dat hangt af van de context. Stuurt u geautomatiseerde berichten die zich voordoen als menselijk geschreven, dan kan de transparantieplicht op u van toepassing zijn. Neem bij twijfel contact op met uw brancheorganisatie of een juridisch adviseur.
Geldt de AI Act alleen voor grote bedrijven? Nee. De AI Act maakt geen onderscheid naar bedrijfsomvang voor de transparantie-eisen. Zzp'ers en kleine mkb-bedrijven die AI-tools gebruiken of inzetten richting klanten, vallen evenzeer onder de verplichtingen.
Klaar om uw bedrijfsvoering transparant en compliant te houden?
PrikKlokPlus brengt uw urenregistratie, projecten en facturatie samen in één overzichtelijk platform, zodat u weet wat er in uw administratie gebeurt, ook als er slimme automatisering bij komt kijken.