Verzuimregistratie: wat zijn uw verplichtingen als werkgever?
Geen juridisch advies — raadpleeg een belastingadviseur of arbeidsrechtspecialist voor advies dat op uw situatie is toegesneden.
Een zieke medewerker: het overkomt elke werkgever. Maar weet u precies wat u vervolgens moet vastleggen en wanneer? De Wet verbetering poortwachter stelt eisen aan verzuimregistratie. Wie die eisen niet naleeft, riskeert een loonsanctie van het UWV. Hieronder leest u wat u concreet moet doen, welke stappen wanneer vereist zijn, en hoe u uw administratie zonder gedoe op orde brengt.
Wat stelt de Wet verbetering poortwachter?
De Wet verbetering poortwachter is het wettelijke kader dat regelt hoe werkgevers en werknemers samenwerken om langdurig ziekteverzuim te voorkomen. Het doel is helder: zieke werknemers zo snel en verantwoord mogelijk laten terugkeren naar werk.
Voor u als werkgever betekent dit dat u elke ziekmelding direct vastlegt. Niet volgende week, niet als u even tijd heeft: onmiddellijk. Vanaf dat moment begint een traject met vaste deadlines:
| Moment | Verplichting |
|---|---|
| Dag 1 van ziekmelding | Ziekmelding registreren, arbodienst of bedrijfsarts inschakelen |
| Uiterlijk week 6 | Bedrijfsarts stelt probleemanalyse op |
| Na probleemanalyse | Plan van aanpak opstellen samen met werknemer |
| Doorlopend | Voortgang vastleggen in verzuimdossier |
| Week 42 | Ziekmelding doorgeven aan UWV |
| Week 87 | Re-integratieverslag opstellen voor WIA-aanvraag |
Elk van deze stappen moet u schriftelijk kunnen aantonen. Ontbreekt documentatie, dan kan het UWV oordelen dat u onvoldoende heeft gedaan, met een loonsanctie als gevolg. Dat betekent: tot 52 weken extra loon doorbetalen.
Bent u ook benieuwd naar uw bredere verplichtingen als werkgever? Lees dan wat de payroll compliance regels voor 2026 voor u betekenen.
Wat moet u precies vastleggen?
Stel: u heeft een klein IT-bedrijf met vijf medewerkers. Een van hen meldt zich op maandagochtend ziek. U noteert de datum, informeert uw arbodienst en registreert dit in uw systeem. Tot zover helder. Maar wat daarna?
Een goed verzuimdossier bevat minstens:
- De datum van eerste ziekmelding
- Contact- en terugkoppelingmomenten met de werknemer
- De probleemanalyse van de bedrijfsarts (uiterlijk week 6)
- Het plan van aanpak, inclusief re-integratiedoelen en evaluatiemomenten
- Periodieke bijstellingen van het plan als de situatie verandert
- Correspondentie met het UWV zodra de ziekmelding 42 weken duurt
Veel werkgevers, zeker in het mkb, bewaren dit soort informatie in losse e-mails of een Excel-bestand. Dat werkt, totdat het UWV om het volledige dossier vraagt en u een avond zoekt naar bestanden uit achttien maanden geleden. Meer over de beperkingen van spreadsheets leest u in de vergelijking Excel versus urenregistratie software.
Werkgevers met personeel in de bouw hebben bovendien te maken met cao-specifieke eisen. Lees wat er in uw sector geldt in het artikel over urenregistratie en de bouw-cao.
Verzuim en aanwezigheid: twee kanten van dezelfde medaille
Verzuimregistratie staat niet op zichzelf. Wie precies bijhoudt wanneer medewerkers aanwezig zijn, signaleert eerder wanneer iemand structureel vaker uitvalt, regelmatig kort verzuimt of moeite heeft met werkhervatting. Dat maakt tijdig ingrijpen mogelijk, en dat is precies wat de Wet verbetering poortwachter beoogt.
Moderne software combineert aanwezigheids- en verzuimbeheer in één overzicht. U ziet in één oogopslag:
- Wie er op welke dag aanwezig was
- Wanneer een ziekmelding begon en hoe lang deze al loopt
- Welke stappen in het poortwachtertraject al zijn afgerond
Probeer PrikKlokPlus gratis en ontdek hoe u aanwezigheid en uren overzichtelijk bijhoudt in één systeem.
Voor teams die hybride of flexibel werken is een kalenderweergave bijzonder handig. Lees meer over hoe dat werkt in de feature spotlight over uren loggen en kalenderweergave.
Wat zijn de risico's bij gebrekkige verzuimregistratie?
De gevolgen van slechte registratie zijn concreet.
Als het UWV bij de WIA-beoordeling concludeert dat u uw re-integratieverplichtingen niet bent nagekomen, kan het UWV u verplichten het loon maximaal 52 weken langer door te betalen. Dit staat los van of de werknemer daadwerkelijk arbeidsongeschikt is.
Bij arbeidsconflicten of ontslagprocedures is een volledig verzuimdossier uw belangrijkste verdedigingsmiddel. Ontbreekt documentatie, dan staat u zwak.
Wie verzuim niet structureel registreert, mist patronen. Kortverzuim dat langere tijd onopgemerkt blijft, kan leiden tot hogere kosten dan tijdig onderkend en aangepakt verzuim.
Heeft u naast personeel ook zzp'ers ingehuurd? Dan is het verstandig te lezen wat de Wet DBA handhaving in 2026 voor u betekent. Schijnzelfstandigheid is een apart risico dat losstaat van de Wet verbetering poortwachter, maar even serieus genomen moet worden.
Afronden
Verzuimregistratie is geen administratieve bijzaak. Het is een wettelijke verplichting met directe financiële gevolgen als u er de kantjes van afloopt. De Wet verbetering poortwachter vraagt om gestructureerde, aantoonbare vastlegging van elk verzuimtraject: van de eerste ziekmelding tot het re-integratieverslag. Zorg dat uw dossiers compleet zijn, uw deadlines bewaakt worden en uw administratie op orde is, want het UWV vraagt er vroeg of laat naar.
Veelgestelde vragen over verzuimregistratie
Moet ik als werkgever een ziekmelding altijd direct doorgeven aan de arbodienst? Volgens de Wet verbetering poortwachter dient u bij iedere ziekmelding direct contact op te nemen met uw arbodienst of bedrijfsarts. Hoe eerder dit gebeurt, hoe beter u het re-integratietraject kunt begeleiden.
Wat gebeurt er als ik de probleemanalyse in week 6 mis? De probleemanalyse is de verantwoordelijkheid van de bedrijfsarts, maar u dient dit als werkgever te faciliteren en tijdig te organiseren. Mist u deze stap zonder geldige reden, dan kan dit bij de WIA-beoordeling als tekortschieten worden aangemerkt, met een loonsanctie als gevolg. Raadpleeg een arbeidsrechtspecialist voor advies in uw specifieke situatie.
Geldt de Wet verbetering poortwachter ook voor kleine werkgevers met één of twee medewerkers? Ja. De wet geldt voor alle werkgevers met personeel in loondienst, ongeacht de omvang van uw organisatie. Heeft u één medewerker in dienst en meldt die zich ziek, dan gelden exact dezelfde verplichtingen als voor een bedrijf met honderd medewerkers.
Hoe lang moet ik een verzuimdossier bewaren? Er geldt geen specifieke bewaartermijn voor het verzuimdossier zelf in de Wet verbetering poortwachter, maar het is verstandig om dossiers minimaal twee jaar na afloop van het verzuimtraject te bewaren, zeker als er een WIA-aanvraag is ingediend of een arbeidsconflict heeft gespeeld. Raadpleeg een adviseur voor uw specifieke situatie.
Mag ik verzuimregistratie bijhouden in een gewoon tekstbestand of spreadsheet? Dat is wettelijk toegestaan, maar in de praktijk risicovol. Zonder geautomatiseerde herinneringen voor deadlines en een overzichtelijk logboek is de kans groot dat u stappen mist of documenten kwijtraakt. Gespecialiseerde software vermindert dat risico aanzienlijk.
Breng vandaag uw verzuim- en aanwezigheidsregistratie op orde
PrikKlokPlus helpt mkb-werkgevers en zzp'ers met personeel om uren, aanwezigheid en verlof overzichtelijk bij te houden, zodat u altijd een compleet beeld heeft.