Stel: u werkt als zelfstandig consultant en heeft op vrijdagmiddag drie klantgesprekken gehad, een offerte geschreven en een uur aan administratie besteed. Maandag herinnert u zich de details niet meer precies. Dat half uur dat u toch "even gauw" iets hebt opgelost voor een klant — staat dat ergens?
Voor ZZP'ers geldt een simpele regel: uren die u niet registreert, factureert u niet. En uren die u niet kunt verantwoorden, tellen niet mee voor de zelfstandigenaftrek. Een goede urenregistratie-app lost dit op — maar welke past het beste bij uw manier van werken?
Wat maakt een app geschikt voor ZZP'ers en kleine teams?
Een app die u dagelijks gebruikt, is beter dan een tool met alle functies die u nooit opent. Let bij uw keuze op:
- Snelheid van invoer: kunt u een uur registreren in minder dan tien seconden?
- Mobiele app: werkt het soepel op uw telefoon, ook zonder internet?
- Projectkoppeling: kunt u direct aangeven voor welke klant of welk project u werkte?
- Urenexport: kunt u een overzicht exporteren voor de Belastingdienst of uw eigen administratie?
- Facturatie: gaan uw uren automatisch naar een factuur, of moet u dat handmatig overnemen?
1. PrikKlokPlus — voor ZZP'ers die willen groeien
PrikKlokPlus begint gratis voor één gebruiker en groeit mee als u medewerkers toevoegt. Als ZZP'er registreert u uren via de kalenderweergave, koppelt u ze aan een project en genereert u direct een Nederlandse factuur met BTW. Het jaaroverzicht kunt u exporteren als bewijs voor het urencriterium.
Sterkste punten voor ZZP:
- Gratis voor 1 gebruiker, voor altijd
- Kalenderweergave per dag, week of maand
- Directe koppeling van uren aan factuur, inclusief BTW
- Urenexport voor Belastingdienst-administratie
- Als uw team groeit: goedkeuringsflow, Scrum en Gantt erbij zonder van tool te wisselen
Minder sterk: de mobiele app is een webapplicatie, geen native iOS/Android app.
Start gratis als ZZP'er — geen betaling nodig
2. Toggl Track — de snelste timer
Toggl Track is ontworpen rondom één principe: zo snel mogelijk een timer starten. De interface is minimaal, de browser-extensie start een timer met één klik en de app synchroniseert direct. Voor ZZP'ers die per sessie werken en snel willen registreren is Toggl Track een uitstekende keuze.
Sterkste punten voor ZZP:
- Eén klik = timer gestart, ook vanuit de browser
- Solide mobiele app (iOS en Android)
- Gratis voor maximaal 5 gebruikers
- Duidelijke weekrapportage
Minder sterk: geen ingebouwde factuurmodule en geen Nederlandse BTW-ondersteuning. U moet uren handmatig overzetten naar uw boekhoudpakket.
3. Clockify — gratis zonder gebruikerslimiet
Clockify is de enige tool in dit overzicht met een volledig gratis plan zonder gebruikerslimiet. Voor kleine teams die puur uren willen bijhouden zonder te betalen, is dat een sterk argument. De app is beschikbaar op vrijwel elk platform.
Sterkste punten voor ZZP en kleine teams:
- Volledig gratis voor onbeperkte gebruikers en projecten
- Beschikbaar als app, browser-extensie en desktop-client
- Timer én handmatige invoer
Minder sterk: de interface is volledig in het Engels. Geen Nederlandse factuurmodule. Goedkeuringsworkflows zijn beperkt tot betaalde plannen.
4. TimeChimp — met kilometerregistratie
TimeChimp is een Nederlandse tool die naast urenregistratie ook kilometerregistratie en declaraties ondersteunt. Dat is relevant voor ZZP'ers die regelmatig naar klanten reizen en die reiskosten willen verrekenen of aftrekken.
Sterkste punten voor ZZP:
- Volledig Nederlandstalig
- Kilometerregistratie ingebouwd
- Nederlandse facturen met BTW
- Koppeling met Exact Online
Minder sterk: geen Scrum-bord of Gantt-weergave. De gratis versie is beperkt in functies.
5. Harvest — als facturatie centraal staat
Harvest richt zich op freelancers en bureaus waarbij de factuur het eindpunt is van elk project. De budgetbewaking per project is sterk: u ziet direct wanneer u de geoffreerde uren dreigt te overschrijden.
Sterkste punten voor ZZP:
- Budgetwaarschuwingen per project
- Directe factuurmodule met betalingslink
- Integratie met Stripe en PayPal
Minder sterk: volledig in het Engels, geen Nederlandse BTW-regels, geen gratis plan en relatief duur vergeleken met de andere opties in dit overzicht.
Praktische tips: zo houdt u het vol
De beste app is de app die u daadwerkelijk dagelijks gebruikt. Een paar gewoontes die helpen:
- Registreer direct na elke sessie — niet aan het einde van de dag, maar meteen nadat u klaar bent met een taak of gesprek.
- Maak één project per klant aan — zo hoeft u later niet te reconstrueren welke uren waarvoor waren.
- Sluit de week bewust af — check elke vrijdag of alle uren zijn ingevoerd voordat u afsluit.
- Exporteer maandelijks — sla een maandoverzicht op in uw administratiemap. Handig bij een eventuele belastingcontrole.
Veelgestelde vragen
Moet ik als ZZP'er uren bijhouden voor de Belastingdienst?
Er is geen algemene wettelijke plicht voor ZZP'ers om dagelijks uren te registreren. Wilt u echter de zelfstandigenaftrek claimen, dan moet u kunnen aantonen dat u minimaal 1.225 uur per jaar aan uw onderneming besteedt. Een betrouwbare urenregistratie is daarvoor vrijwel onmisbaar. Raadpleeg een belastingadviseur voor uw specifieke situatie.
Wat is de beste gratis urenregistratie-app voor ZZP'ers?
Clockify is volledig gratis zonder gebruikerslimiet, maar heeft geen Nederlandse factuurmodule. PrikKlokPlus is gratis voor één gebruiker en genereert wel Nederlandse facturen met BTW — voor ZZP'ers die factureren is dat een belangrijk verschil.
Kan ik uren registreren op mijn telefoon?
Alle tools in dit overzicht hebben een mobiele app of een responsieve webapplicatie. Toggl Track en Clockify hebben de meest uitgebreide native mobiele apps. PrikKlokPlus werkt via de mobiele browser en is geoptimaliseerd voor gebruik onderweg.